Matkalasku Excelillä vai sovelluksella: kumpi kannattaa?

Lyhyt vastaus

Excel sopii, jos matkoja on muutama kuukaudessa ja jaksat päivittää korvausmäärät itse joka vuosi. Sovellus kannattaa, kun matkoja on enemmän, kun teet matkalaskuja puhelimella heti matkan jälkeen tai kun haluat, että päivärahat ja kilometrikorvaukset lasketaan automaattisesti verottajan vuoden määrillä. Suurin ero on ajassa ja virheissä, ei hinnassa.

Matkalaskun voi tehdä monella tavalla. Kaksi yleisintä ovat oma Excel-pohja ja matkalaskusovellus. Molemmilla saa aikaan kelvollisen matkalaskun, mutta arki niiden kanssa on aika erilaista.

Tässä vertailussa käydään läpi, mitä kumpikin vaatii, missä virheet syntyvät ja kumpi sopii mihinkin tilanteeseen.

🧮 Laskurit: päivärahalaskuri, ulkomaan päivärahalaskuri ja kilometrikorvauslaskuri laskevat korvaukset ilman Exceliä tai sovellusta.

Vertailu yhdellä silmäyksellä

	Excel-pohja	Matkalaskusovellus
Hinta	Ilmainen	Sillä Selvä: 5 matkalaskua/kk ilmaiseksi, Pro 54 €/vuosi
Matkalaskun kirjaaminen	Kirjoittamalla tietokoneella	Puhumalla tai kirjoittamalla puhelimella
Korvausmäärät	Päivitettävä itse joka vuosi	Päivittyvät sovellukseen
Päivärahan laskenta	Omat kaavat tai käsin	Automaattinen kellonajoista
Yli vuorokauden matkat	Helposti väärin	Lasketaan matkavuorokausittain
Kirjanpitäjälle	Tiedosto liitteeksi itse	PDF sähköpostilla tai suoraan kirjanpito-ohjelmaan, esim. Netvisor
Joustavuus	Täysin muokattava	Tehty matkalaskuihin

Matkalasku Excelillä

Excel-pohja on monelle tuttu ja turvallinen valinta. Se ei maksa mitään, ja sen saa muokattua juuri haluamakseen. Valmiin pohjan, joka laskee korvaukset vuoden 2026 määrillä, voit ladata ilmaiseksi: matkalaskupohja 2026.

Excelin hyvät puolet:

• ilmainen, jos Excel tai Google Sheets on jo käytössä
• täysin muokattava omiin tarpeisiin
• kaikki tiedot omassa tiedostossa

Excelin heikkoudet:

• korvausmäärät pitää päivittää itse joka vuodenvaihteessa
• päivärahan säännöt on rakennettava kaavoiksi tai laskettava käsin
• matkalasku tehdään yleensä tietokoneella, usein vasta viikkojen päästä
• yksi rikkoutunut kaava voi vääristää koko kuukauden summat

Excelin suurin ongelma ei ole itse ohjelma, vaan se, että matkalasku tehdään jälkikäteen. Silloin kilometrit ja kellonajat arvioidaan muistista, ja se on matkalaskujen yleisin virhe.

Matkalasku sovelluksella

Matkalaskusovellus on tehty juuri tähän yhteen tehtävään. Sillä Selvässä matka kirjataan puhumalla, esimerkiksi:

Helsinki Lahti 106 kilometriä asiakas StartHub.

Sovellus tunnistaa reitin, kilometrit ja asiakkaan, laskee korvauksen vuoden 2026 määrillä ja näyttää esikatselun ennen tallennusta.

Sovelluksen hyvät puolet:

• matkan voi kirjata heti, kun se on ajettu, jolloin tiedot ovat tarkkoja
• kilometrikorvaukset ja päivärahat lasketaan automaattisesti, myös yli vuorokauden matkat
• edestakainen matka tunnistuu sanoista kuten “edestakaisin” tai “ja takaisin”
• matkalaskut lähtevät kirjanpitäjälle PDF-liitteenä tai suoraan kirjanpito-ohjelmaan, kuten Netvisoriin

Sovelluksen heikkoudet:

• yli 5 matkalaskua kuukaudessa vaatii maksullisen Pro-tilauksen
• sovellus on tehty matkalaskuihin, joten täysin omia laskelmia sillä ei tehdä

Kuinka paljon aikaa kumpikin vie

Excel-matkalaskussa aikaa kuluu tietojen etsimiseen: missä kävin, milloin lähdin, montako kilometriä ajoin. Kun tiedot on kaivettu kalenterista ja muistista, ne pitää vielä kirjoittaa riveille ja tarkistaa kaavat.

Sovelluksella matka kirjataan heti matkan jälkeen yhdellä lauseella. Matkalasku syntyy usein alle 30 sekunnissa, ja kuun lopussa kaikki matkat ovat jo valmiina.

Kumpi kannattaa valita

Valitse Excel, jos:

• matkoja on vain muutama vuodessa
• haluat rakentaa laskelmat täysin itse
• muistat päivittää korvausmäärät joka vuosi

Valitse sovellus, jos:

• ajat työmatkoja viikoittain tai useammin
• teet usein yli vuorokauden matkoja, joissa päivärahan laskenta on hankalaa
• haluat kirjata matkat puhelimella heti, etkä vasta kuun lopussa
• lähetät matkalaskut kirjanpitäjälle säännöllisesti

Mitä matkalaskussa pitää olla tavasta riippumatta

Teki matkalaskun millä tahansa välineellä, siitä pitää käydä ilmi:

• matkan päivämäärä
• lähtö- ja paluuaika
• reitti ja matkakohde
• matkan tarkoitus
• ajetut kilometrit
• päivärahat ja kilometrikorvaukset vuoden voimassa olevilla määrillä

Vuonna 2026 kilometrikorvaus on 0,55 €/km, kotimaan kokopäiväraha 54 € ja osapäiväraha 25 €. Tarkemmin säännöt löytyvät oppaasta matkalasku 2026 ja ohjeesta miten matkalasku tehdään.

Usein kysytyt kysymykset

Onko Excel-matkalasku verottajan kannalta kelvollinen?

On. Verottaja ei vaadi tiettyä ohjelmaa. Olennaista on, että matkalaskusta käyvät ilmi matkan päivämäärä, lähtö- ja paluuaika, reitti, tarkoitus ja kilometrit, ja että korvaukset on laskettu vuoden voimassa olevilla määrillä.

Mikä on yleisin virhe Excel-matkalaskussa?

Vanhentuneet korvausmäärät. Jos pohjaa ei päivitetä vuodenvaihteessa, kilometrikorvaus ja päivärahat lasketaan edellisen vuoden luvuilla. Toinen yleinen virhe on matkan keston laskeminen väärin yli vuorokauden matkoilla.

Paljonko matkalaskusovellus maksaa?

Sillä Selvän Starter-taso on ilmainen ja sisältää 5 matkalaskua kuukaudessa. Pro maksaa 54 € vuodessa ja sisältää rajattomasti matkalaskuja.