Ajopäiväkirja: mitä siihen pitää merkitä ja miten sitä pidetään helpoimmin
Lyhyt vastaus
Ajopäiväkirjaan merkitään jokaisesta työajosta päivämäärä ja kellonajat, lähtö- ja määränpää, ajetut kilometrit sekä matkan tarkoitus. Matkamittarin lukemat ovat hyödyllisiä erityisesti yrittäjälle, mutta tavallisessa kilometrikorvauksessa riittävät ajetut kilometrit. Tavalliselle työntekijälle tai yrittäjälle ei ole yhtä pakollista lomaketta: Verohallinto hyväksyy ajopäiväkirjan tai muun luotettavan selvityksen, paperisena tai sähköisenä. Tärkeintä on kirjata ajot heti, ei muistista jälkikäteen.
Ajopäiväkirja on yksinkertainen asia, joka unohtuu helposti. Sen tarkoitus on osoittaa, mitkä ajetuista kilometreistä ovat työajoa. Juuri niiden perusteella maksetaan verovapaat kilometrikorvaukset ja tehdään yrittäjän autokulujen vähennykset.
Tässä oppaassa käydään läpi, mitä ajopäiväkirjaan merkitään, kuka sitä tarvitsee ja miten sen pitäminen onnistuu ilman vaivaa.
💡 Vinkki: Valmiin pohjan ajojen ja korvausten kirjaamiseen saat ilmaiseksi: matkalaskupohja 2026.
Mitä ajopäiväkirjaan merkitään
Jokaisesta työajosta kirjataan nämä neljä asiaa:
- päivämäärä sekä matkan alkamis- ja päättymisaika
- lähtöpaikka ja määränpää, tarvittaessa myös ajoreitti
- ajetut kilometrit
- matkan tarkoitus
Näillä tiedoilla työajo voidaan tarkistaa ja kilometrikorvaus laskea. Useimmille työntekijöille tämä riittää.
Lisäksi suositeltavaa, erityisesti yrittäjälle:
- matkamittarin lukema matkan alussa ja lopussa
- auton kuljettaja
- auton kokonaiskilometrit vuoden aikana
Verohallinnon yrittäjille suunnatussa ohjeessa mainitaan myös nämä. Mittarilukemista ja kokonaiskilometreistä nähdään, kuinka suuri osa auton ajosta on työajoa ja kuinka suuri yksityisajoa. Siksi ne ovat tärkeimpiä toiminimiyrittäjälle, joka vähentää autokuluja verotuksessa.
Esimerkki ajopäiväkirjan rivistä
| Tieto | Esimerkki |
|---|---|
| Päivämäärä ja ajat | 16.2.2026 klo 8.00 - 17.30 |
| Reitti | Helsinki - Lahti - Helsinki |
| Tarkoitus | Asiakastapaaminen, StartHub |
| Mittarilukemat (valinnainen) | 48 210 - 48 422 |
| Ajetut kilometrit | 212 km |
| Kuljettaja (valinnainen) | Matti Meikäläinen |
Tästä rivistä voi laskea suoraan kilometrikorvauksen: 212 km × 0,55 € = 116,60 € vuonna 2026. Matka kesti yli 6 tuntia, joten siitä voidaan maksaa myös osapäiväraha 25 €. Saman voi laskea kilometrikorvauslaskurilla ja päivärahalaskurilla.
Onko ajopäiväkirja pakollinen
Tavalliselle työntekijälle tai yrittäjälle ei ole yhtä pakollista ajopäiväkirjalomaketta. Verohallinnon linja on, että työajon kilometrit pitää selvittää ajopäiväkirjalla tai muulla luotettavalla selvityksellä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokaisesta työajosta pitää jäädä jälki, josta matka voidaan tarkistaa jälkikäteen. Jos luotettavaa selvitystä ei ole, kilometrikorvauksia tai autokulujen vähennyksiä ei välttämättä hyväksytä.
Ajopäiväkirja voi olla paperinen tai sähköinen.
Kuka ajopäiväkirjaa tarvitsee
Työntekijä, joka ajaa työmatkoja omalla autolla. Työnantaja maksaa kilometrikorvauksen matkalaskun perusteella. Kun matkalaskussa on jokaisen ajon tiedot, se toimii selvityksenä ajoista. Lue lisää: miten matkalasku tehdään.
Toiminimiyrittäjä. Ajopäiväkirjalla osoitetaan, mitkä ajot liittyvät yritystoimintaan ja onko auto pääasiassa työ- vai yksityiskäytössä. Lue lisää: kilometrikorvaus yrittäjälle.
Osakeyhtiön omistaja. Kun yhtiö maksaa omistajalle kilometrikorvauksia, ajot dokumentoidaan samalla tavalla kuin työntekijällä. Lue lisää: voiko yrittäjä maksaa itselleen kilometrikorvausta.
Käyttöetuauton käyttäjä. Käyttöetuautossa ajopäiväkirjaa pidetään usein yksityisajojen seuraamiseksi, ja säännöt riippuvat työnantajan käytännöistä. Tämä opas keskittyy omalla autolla ajettuihin työmatkoihin.
Yleisimmät virheet ajopäiväkirjassa
- Ajot kirjataan jälkikäteen. Kun ajot kirjataan kuun lopussa, kilometrit ja kellonajat arvioidaan muistista.
- Kilometrit arvioidaan. “Noin 200 km” ei ole luotettava selvitys. Tarkista matka kartasta tai merkitse mittarilukemat.
- Tarkoitus puuttuu. Pelkkä reitti ei kerro, miksi matka ajettiin.
- Yrittäjältä unohtuvat kokonaiskilometrit. Silloin puuttuu tieto siitä, kuinka suuri osa ajosta on työajoa.
Katso myös: matkalaskun yleisimmät virheet.
Paperi, Excel vai sovellus
Paperivihko autossa toimii, kunhan sen muistaa täyttää. Summat pitää laskea erikseen.
Excel-pohja laskee korvaukset puolestasi. Ilmaisessa matkalaskupohjassamme on valmiina ajat, reitti, tarkoitus ja kilometrit, ja se laskee kilometrikorvaukset ja päivärahat vuoden 2026 määrillä. Jos tarvitset mittarilukemat, ne voi lisätä omiksi sarakkeikseen.
Sovellus on nopein, koska ajon voi kirjata heti autossa. Sillä Selvässä ajo kirjataan puhumalla:
Helsinki Lahti 106 kilometriä asiakas StartHub.
Sovellus tallentaa päivämäärän, reitin, kilometrit ja tarkoituksen, laskee korvauksen ja kokoaa ajot matkalaskuksi kirjanpitäjälle. Vertailu: matkalasku Excelillä vai sovelluksella.
Lähde: Verohallinto, ajoneuvojen kulut.
Usein kysytyt kysymykset
Onko ajopäiväkirja pakollinen?
Tavalliseen työajoon ei ole yhtä pakollista lomaketta, mutta työajot pitää pystyä osoittamaan ajopäiväkirjalla tai muulla luotettavalla selvityksellä. Ilman luotettavaa selvitystä verovapaita kilometrikorvauksia tai autokulujen vähennyksiä ei välttämättä hyväksytä.
Kelpaako sähköinen ajopäiväkirja?
Kelpaa. Ajopäiväkirja voi olla paperinen tai sähköinen, esimerkiksi Excel-taulukko tai sovellus, kunhan tiedot ovat jälkikäteen tarkistettavissa.
Kuinka kauan ajopäiväkirja pitää säilyttää?
Kun ajopäiväkirja on kirjanpidon tosite, se säilytetään kirjanpitolain mukaan vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Korvaako matkalasku ajopäiväkirjan?
Kun matkalaskussa on jokaisen työajon päivämäärä, ajat, reitti, tarkoitus ja kilometrit, se toimii selvityksenä kyseisistä ajoista. Jos auton työajon ja yksityisajon osuus pitää osoittaa, tarvitaan lisäksi auton kokonaiskilometrit.
